ここがポイント！
１.締切が自然と守られるように。気まずくなりやすい口頭とメールでの催促が激減。
２. 無駄なダブルワークを防止。いつもしなければいけない業務が整理されて一目瞭然、負担も減った。
３.やらなければいけない業務が見えるから「言ってもやってくれない。」を防止。
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正直、面倒くさいなって思ってました。でも、導入してみると…！ 業務標準化ツール≪Knowledge box≫導入の効果とは？
導入事例：HASHIMOTO SEIMITSU VIET NAM
社名 HASHIMOTO SEIMITSU VIET NAM COMPANY LIMITED
代表者 橋本靖久 鈴木克文
業種 製造業
業種詳細 光学機器やＯＡ機器などの精密部品、自動車関連部品
2014年7月にバグザン省ベトイエン地区ディンチャム工業団地に設立。ベトナムでは光学機器やＯＡ機器などの精密部品、自動車関連部品を生産する。今後は取引先拡大のため、業種を問わず積極的に受注活動を展開する。そのために現地での人材育成に力を入れ、金型の設計、製作から生産を行う社内一貫生産を整える。経理及び総務業務を見える化しコミュニケーションも活発にしたいという想いからKnowledge Boxを導入。その効果を実際に利用しているソン氏、ティン氏、ヒエン氏さらに現地社長である鈴木氏に聞いた。（写真、左から鈴木社長、ヒエン氏、ティン氏、ソン氏）
Knowkedge box導入後、 デッドラインが守られるように
－ 導入後、無駄な催促が減り期日が守られるようになった、と語るのは経理、総務部の責任者であるソン氏だ。
私の場合、毎月、取締役会をサポートするために経理部門、総務部門の業務をまとめなければいけないんですよね。やらなければいけない業務がたくさんあるのにも関わらず最初は経験が足りなかったせいなのかとても難しく感じていました。でも、ナレッジボックスを使用してからは経理、総務業務の全体像が俯瞰できるようになったんです。私の一番気に入っている点は、担当者と業務の締切日が一目でわかるところですね。締切日が過ぎたものは自動的に催促メールが送信されますし、担当者へ催促する際も画面を見ながら指摘するだけです。定例的な業務については一度登録してしまえば、毎月自動的に、作成されます。そのため、効率的に毎月の計画を立てることができるようになりました。担当者はこのスケジュールをきちんと守ることで業務を終えることになるんですね。ナレッジボックスのおかげで、経理部と総務部は業務を先回りして行い、締め切り日前に完了させ、マネジメントに必要なレポートを期日通りに報告することができるようになりました。今まで嫌だった口頭での催促やメールでの確認を何度も何度もすることがなくなりましたね。
情報を効率的に共有することに よって無駄が減る仕組み
－ 無駄な時間の苦しみから解放されるきっかけに。経理部の責任者ティン氏にその効果を聞いた。
経理部は、会社の重要な書類をキチンと保管しなければいけないんですね。
ベトナムでは通常、5年毎、長いときには10年毎に税務調査が行われます。調査では、税務調査官にこの資料を提出してくれって指示されたとき、すぐに資料を探しだして提出する必要があります。以前の経験ですと、税務調査官の指摘後、修正して必要な資料を税務官に提出しなければいけないことがあったのですが、私の上司と私で同じ目的の資料を作成してしまっていたことがあるんですね。いわゆるダブルワークで、時間をムダ使いしていました。過去は、経理部としての成果物がバラバラに保管されていたんです。ナレッジボックスだとやることとその結果や資料が紐づいていてしかもそれがメンバー間で共有が簡単にできます。なので、ダブルワークも防止できますよね。
また、ナレッジボックスのちょっとした秘訣をお教えしますね。上司から同じことで叱られることを回避する方法です。報告書を記載して提出するとき上司から注意される経験ってありますよね。その時に上司のポイントがわかるので、報告書を提出する時に注意することができます。ナレッジボックスだと過去の報告書も簡単に見れるので、ちゃんと対応し修正することができます。同じところでミスをして叱られるということもなくなりましたよ（笑）。
実はスッキリ、ストレスフリーで 効率アップ！
－ 「面倒くさいなあと思っていたが使ってみると意外といいね！」と人事部の責任者であるヒエン氏
「新しいシステム？正直いやだなあ。」
当初、ナレッジボックスのシステムを導入すると聞いたとき、とっても嫌だったんです。面倒臭いなあって感じで。今までのやり方で問題なかったのに新しいシステム導入したら仕事も増えるじゃん。みたいな感じでした。
「あれ？意外といいんじゃないの？」
ナレッジボックスを使い始めてだいたい3ヶ月くらいすぎたころですかね。むしろ、このシステムは、私の業務を減らしている事に気づいたんです。重要な仕事が、一目瞭然だからだと思います。前は、業務が頭の中にあったので「あっ、これ終わってないや。これやらなきゃ。で、これは終わっていたっけ？」って同じ業務について何度か確認することがあったんですよね。私は、たくさんの業務を担当しているのでたまに頭が混乱することもあったんです。でも、ナレッジボックスだと、私のやることがキレイにまとまって、見える化されているんですよね。しかも、優先順位も明確にわかるようになっています。限られた時間の中においても優先順位をつけて仕事に手を付けることができるようになったんですよ。だから、以前よりも効率よく完了させることができるようになりました。
やらなければいけない事とその進捗 が一目でわかる
－ 「部下への催促や指導をしやすくするツール。」と社長の鈴木氏
私はもともと経理、総務の出身ではないですし、ましてや異国のベトナムなので法令を含む間接業務をすべて把握するということは難しいですね。その点、ナレッジボックスでは経理や総務のやることが整理されて一目でわかります。未完了の業務もですね。「言ったことをやってくれない。」という悩みは海外での大きな一つの悩みですよね。 でも、こうして簡単に見える化していると、「これはあなたの業務なんですよ。」ときちんと指導しやすいんです。そうすれば継続して業務をしてくれるようになりますよ。