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海外子会社の「業務標準化」「見える化」「社内ナレッジの蓄積」に必要な機能だけを集めました

誰でも使えるシンプルな機能です。

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従来の管理の状況

社内のナレッジがばらばら、属人的で蓄積・共有されない

従来の管理の状況

Knowledge Box全体像バラバラになっていた社内ナレッジを一つに集約いつでもどこでも業務を「見える化」しました。

Knowledge Box全体像

To Do リストで定型的な業務を見える化誰が、何を、いつまでにやっているか「一目瞭然」

To Do リストで定型的な業務を見える化
■To Doリスト化

社内の定例的な業務をTo Doリストとして登録できます。

■登録内容

リストには、タスク名、担当者・レビュワー、期日、進捗が一覧で表示され、誰が何をいつやっているかが一目瞭然です。

■自動タスク作成

最初に年間タスク登録を行うと、その後は登録されたタスク頻度に応じて自動的に繰り返されます。毎回タスクを入力する必要はありません。

作業画面①標準手続 ②作業結果 ③データファイルを一つの画面に集約!業務の詳細が一目瞭然!

作業画面
■標準手続

いつでも業務の標準化、更新ができます!
何かミスが発生しても、その原因を追求し、その対策をすぐに標準手続に落とし込むことで同じミスの発生を防げ継続的カイゼンが可能となります。

■作業結果

標準手続に基づいて作業を実施するので、たとえ担当者が代わっても業務の水準を一定に保つことができます。また、作業結果が残るため、過去のナレッジを蓄積し、全社的に情報を共有することができます。

■ファイル添付

画面上では各種ファイルを保存することもできます。
・過去のファイルがみつからない
・個人のPCに保存されていて共有されていない
といった悩みも解決できます。

トップページ必要情報をトップページに集約!自分のタスクと全社通知が一目瞭然!

トップページ
■お知らせ機能

社内イベントの通知や実費精算の締切催促、新入社員の紹介といった全社的な情報発信に使えます。

■未完了の定例タスク表示

各ユーザーの未完了の定例タスクがトップページに表示され、期日遅れは赤字表示されます。そのため、タスクが流れたり大きく期日に遅れることを防ぐことができます。

■個人のタスク表示・作成

各ユーザー間の単発のTo Doタスクの作成、表示ができます。

ファイル、カスタマイズ

ファイル、カスタマイズ

みなさんが慣れ親しんでいる紙でのファイリングをシステムでも再現しました。
ファイル名は自由に設定することができ、
仕切りタブも自由に作成できます。
また、To Doリストもエクセルファイルのように簡単に作成できます。

アクセス制限

アクセス制限
■ユーザー権限設定

ユーザー区分には「全権(管理者)」と「一般」の2つがあります。
ユーザー登録やグループ設定は「全権」ユーザーのみが行えます。

■ファイルアクセス権設定

各ファイル毎に閲覧可能なユーザーを設定することができます。例えば「人事総務」とのファイルを作成した場合に、人事総務部以外の担当者が閲覧できないように設定することが可能です。

その他機能

1.エクセルエクスポート可能です
定例業務To Doリストをエクセルへのエクスポートが可能です。

2.To Doリストの検索機能
To Doリストはタスク名や担当者、期日、進捗をフィルタ検索することができます。

3.グループ設定
役職グループやプロジェクトグループも設定可能です。

4.自動通知メール設定
各アクションに対する自動メールの有無や頻度について設定可能です。

5.言語
日本語、英語、中国語、ベトナム語の多言語対応です。

6.動作環境
Internet Explorer
Google Chrome
※最新版を動作保証します。

安全のセキュリティ

1.SSL暗号化
インターネットを使ったサービスの中には、通信途中で第三者に盗み見られたり改ざんされる可能性があるものがあります。
Knowledge Boxでは、通信のすべてをSSLを用いてデータを暗号化してあるので、第三者が内容を確認することができません。

2.複数の認証プロセスでセキュリティを強化
また、ログインもユーザーIDとパスワード入力だけでなく、サイトへのアクセスも認証する二重認証プロセスでセキュリティを強化しております。

3.厳格なデータ管理
お客様からお預かりしている大切な情報は、プライバシーを尊重し、安全に守られるよう管理しています。
強固なセキュリティシステムを備えた社内から、システム保守という目的でのみ、限られたスタッフだけがアクセスできます。
お客様の同意を得たとき、または法令により要求される場合など、特定のごく限られた状況を除いてデータにアクセスすることはありません。

世界一のシェアと信頼性を誇るデータセンター
Knowledge Boxでは、Amazon Web Services(以降、AWS)のデータセンターを利用しています。AWSはAmazon社が提供するデータセンターサービスで、同社が長年の大規模データセンターを運用した経験をもとに設計・構築・運用されています。現在世界一のシェアで非常に高い信頼性を持つ認証と認定を受けており、多数の豊富な実績があります。

障害のリスクを分散
AWSのサーバーは独立した電源、空調、ネットワーク環境を持つ、異なるデータセンターにまたがって配備されています。
例え特定のデータセンターでハードウェアの物理的な障害やネットワーク障害が発生したとしても、待機している他のデータセンターのサーバーへと自動で切り替わり、運用を継続することができます。

安心のバックアップ体制
データベースのデータは毎日バックアップされており、複数の施設にまたがって多重に格納されることで、付与された1年に対して99.999999999%という極めて高い耐久性を持つよう設計されています。
なお、バックアップは、万一のシステム障害への対策として実施しています。ユーザーが削除してしまったデータをお客様個別にデータを復旧、提供することは行っておりません。重要なデータはお客様にて同一のデータ(ファイル)等をバックアップして保存しておくことをおすすめいたします。