実績紹介

ここがポイント！

１.決算の締めが劇的に短縮︕
２. 見える化し無駄を省くことで生産性が向上。考える時間が増え、改善が進んだ。
３.ツールで経理と税務業務が自動でまわる仕組み。催促する時間が減った。

経理業務標準化前はどんな 課題を抱えていましたか？

– 決算が遅い、漏れもあり、誤りも多くありました。

私が、ちょうど赴任する頃でした。経理部門で経歴が長く、一番業務に詳しい担当者が退職してしまいました。
決算業務については誰もなにも知らない。その担当者の業務が完全にブラックボックス化してしまったんですね。引き継ぎもきちんとされていませんでした。

そのため、決算の締めまでに2 か月以上かかっていたうえ、処理の誤り、支払い漏れ及び業務の漏れ等多くの問題が発生していました。

また、中期経営計画の内、財務経理面強化の進捗が遅れているという状況でした。その中には原価管理の充実という難しい課題も抱えていました。

目的達成のためには、まずは早急に経理業務を見える化、標準化する必要性がありました。
そのために、ベトナムの法令や税務といった特有の事項も検討しなければいけません。

これについては日本人がどうこうできる問題ではなかったのです。

こういった背景からマナボックスのサービスの経理業務標準化サービスを受けようと決めました。

経理業務標準化をする上で どういった点に気をつけましたか？

ーなぜ、標準化が必要なのか？それをベトナム人スタッフに丁寧に説明する。

標準化するにあたり反発はありませんでした。というのも、経理業務標準化にあたり、「なぜ、必要なのか？」という説明を事前に何度もしたからです。ベトナム人スタッフも、経理業務がブラックボックス化されている状態での痛みを感じていました。引き継ぎで自分自身が大変な思いをしていたんですよね。月次決算の締めまでの期間を10営業日にすると言った時は、「無理だ！」と言われましたけどね（笑）。

経理標準化とナレッジボックス の導入でどのように課題を 解決しましたか？

-課題を見える化して、改善が進んだ。そして、会計処理レベルも向上し、決算期間の短縮を実現した。

経理業務を見える化することで、ムダを発見できました。「誰のための業務？本当に必要なの？」という点が見えてきたんですね。担当者に質問すると「昔からやっているから。前任者がやっていたから。」という回答が多くありました。

それを、私は、許しませんでした。
なぜ、その業務が必要なのか？をじっくりと考えてもらうことしたのです。目的を重視する。これを口を酸っぱくして言ったんですね。

このように、突き詰めていくと実は「無駄な作業だった」という業務が結構あるんですよ。そして、この無駄な作業を削減しました。また、ボトルネックとなっている業務について原因を確認し、改善していきました。

その結果、決算の締めが早くなったんですよね。以前は2か月以上かかることがあったのですが、現在は、10営業日までには締まります。

さらに、経理業務全体が効率的になったことにより、時間を作ることができました。

その空いた時間をもっと「考える」という付加価値の高い業務を考える時間に充てることが可能となりました。例えば、改善業務などですよね。知識のアップデートもそうです。そうすることによって、経理業務の質があがり、決算の数値の正確性も高まりました。

その結果、原価計算の精度も上昇し、効果的な原価管理が可能となりまし
た。

ナレッジボックスというツールは、誰が、何を、いつまでに行うかを見える化していて、期日が遅れると自動で催促してくれます。そのため、私自身スタッフへのの催促が劇的に減りました。

今後の目標、課題について教えて ください。

-ツールを正しく使ってより改善してきたい

今後は、決算の締め10営業日から5営業日までにしたいと思っています。まだまだ改善の余地はあります。

早期化のためには他部門との協力が必要です。例えば、人事部の業務についても改善していく必要があります。

また、税務監査で指摘された内容について新しくTo Doに追加しています。しかし、ナレッジボックスでのマニュアルの見直しの徹底についてはまだまだ不十分です。

ナレッジボックスを経理以外の部門にも使ったり、また、より効果的に利用してさらに改善していきたいですね。

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