実績紹介

ここがポイント！

１.経理の専門家でない製造出身でも会計、税務のやるべき事がまるわかり。
２. だれが、なにを、いつまでにが一目瞭然で業務の遅れ、モレを防止。
３.遠隔地、日本からでも効果的な管理が期待できるツール。

ナレッジボックス導入前はどんな 課題を抱えていましたか？

-重要な仕事の漏れを完全に防止できないことが課題だった。

私は、もともと経理、人事、総務の経験はありませんでした。製造の専門です。でも、ベトナムでは社長ですので製造業務に限らず経理、税務業務の間接業務も管理しなければいけません。間接業務について誰が何をいつまで完了させなければいけないのかが完全には理解できていなかったのですね。業務が見える化していないことが原因でどうしても漏れが生じることがありました。例えば、借入の返済が遅れてしまうことことも過去はありました。
本社からや業者からの催促で気が付くことがあったんですよね。担当者に確認すると「あっ忘れてました。」という回答されるということがありました。チーフアカウンタントがこれまで5名ほど変わったのですが引継ぎも正確に行われていたか不安でした。また、経理担当者にどれくらい負荷がかかっているのがわかりませんでした。

ナレッジボックスを導入する上 で苦労されたことはなんですか？

ー現地スタッフがなかなか使ってくれない、運用されるまでには苦労した

導入したのが2015年なのですが、運用までには苦労しました。経理スタッフが使ってくれなかったんですね。マナボックスさんと一緒に原因を追究したところ、一番大きな原因は言語でした。日本の管理者も利用していたので当初は言語を英語と日本語にしていました。ベトナム人スタッフにとってわざわざ難しい言語で運用しないというのが壁でした。そこで、まずは言語についてベトナム語を基本としました。さらに記載方法もある程度テンプレート化しました。そうすることで徐々に運用されていきました。導入から半年たったころですかね。きちんと運用されるようになりましたよ。

ナレッジボックスの導入でどのよ うに課題を解決されましたか？

-やらなければいけない仕事が漏れなく、締め切りもきちんと守られるように。

きちんとナレッジボックスが運用されるようになってからは、業務が漏れなく期日通りに完了させることができるようになりました。だれが、なにを、いつまでについてシステム上で一目でわかりますからね。今は、経理と総務を中心に運用しています。チーフアカウンタントのハインも月次の締めの時期になるとシステムで進捗を管理していますね。私も毎月システム上で画面を確認し、チェックマークがついてないところを確認し催促しています。今では、ベトナム経理、税務業務も詳しくなりましたよ。
今の会社の総従業員は300名程度で３年前と比べると約2倍になっています。そのころからずっと経理部門は2名体制です。増員も考えたのですが、業務を検討した結果、今の体制でいくことに決めました。業務を見える化することによって何をやるかだけでなく、仕事量も見える化、できるんですね。そうすれば、増員するために採用するかどうかを適切に判断できます。

ナレッジボックスを今後どのよう に活用していきたいですか？

-ISOや内部統制にも利用したい。
本社からの適切な助言も期待できる。

今は人事業務など気が付いたことがあったら随時、Todoを追加登録してます。また、ISOや内部統制にも利用できると思いますね。ISOもやることが定型化されていますからね。登録して、きちんと運用されるところまで確認できるといいかなと思います。ISOの実効性の確保ですね。また、内部統制にも使えると思います。上場会社なので本社の担当者が毎年、内部統制をチェックするためにベトナムに来ます。ほしい資料一覧とタスクを登録し、説明や過去の指摘事項も記載しておくとより効果的な本社からのチェックが期待できますよね。また、本社に戻っても使いたいですね。ベトナムは日本と違う商慣習など、特有の難しさがあります。ベトナムの豊富な経験を生かして、日本という遠隔地からもベトナム業務についてアドバイスもできると思います。

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